Prawo Parkinsona

Prawo Parkinsona mówi, że im więcej czasu mamy na wykonanie jakiejś pracy, tym więcej czasu nam ona zabiera. Czyli artykuł o tym, jaka nauka płynie dla nas z tego prostego, acz bardzo rewolucyjnego odkrycia dokonanego przez Pana Cyrila Northcote Parkinsona?

Cyryl Northcote Parkinson twórca powyższego prawa był brytyjskim historykiem, pisarzem, doradcą konserwatywnych rządów Wielkiej Brytanii i ekspertem w dziedzinie spraw administracji publicznej. Napisał około sześćdziesięciu książek, w tym Prawo Parkinsona. Książkę traktującą o rozroście biurokracji i rządzących nią prawach, a także omawiającej Prawo Parkinsona. Na marginesie dodam, że książkę czyta się bardzo dobrze, prawie że jednym tchem. Zadziwiające jest w niej również to, jak bardzo ważne i trudne kwestie Pan Parkinson poruszał w sposób bardzo prosty i zrozumiały, ale jednocześnie nieoszczędzający biurokratycznych instytucji.

CZYM JEST PRACA?

Wydawałoby się, że odpowiedź jest oczywista, ale tak jest tylko z pozoru. Zanim odpowiem na to pytanie, przypomnę jeszcze raz prawo Parkinsona:

„Im więcej czasu mamy na wykonanie jakiejś pracy, tym więcej czasu nam ona zabiera.”

Zatem praca w swej naturze jest bardziej podobna do gazów niż do ciał stałych. Dlaczego tak jest? Ponieważ praca podobnie jak gazy ma tendencję do wypełniania całej dostępnej przestrzeni. Jeżeli do jakiegoś pojemnika wpuścimy gaz, to wypełni on go równomiernie. Podobnie jest z pracą, jeżeli pojemnik zastąpisz godziną, a zamiast gazu będziesz miał zadanie do wykonania, to z dużym prawdopodobieństwem jego wykonanie zajmie Ci godzinę, czyli wypełni całą dostępną przestrzeń. Gdybyś na to zadanie przeznaczył dwie godziny, to zajęłoby Ci ono dokładnie tyle czasu, ile zaplanowałeś.

Drugą właściwością gazów jest możliwość łatwego zmieniania kształtu i dostosowywania się do przestrzeni, w której się znajduje. Zatem tę samą ilość gazu można zmieścić na przykład w mniejszym pojemniku, podobnie jest z pracą. Jest tylko jedno “ale”. Zbyt mocne ściśnięcie gazu może doprowadzić do eksplozji i podobnie jest z pracą. Tyle że nie nastąpi jej eksplozja. Narzucanie sobie zbyt krótkich terminów na pewno się zemści, chociażby poprzez spadek jakości pracy, popełnianie większej ilości błędów, zmęczenie, czy wypalenie. Dlatego warto skracać czas potrzebny na wykonanie pracy w sposób mądry, czyli poprzez eliminowanie wszelkiej maści rozpraszaczy, takich jak:

  1. Prokastynacja – czyli odkładanie zadań na później.
  2. Przerywanie zadania sprawami nieistotnymi i błahymi.
  3. Przesadne dążenie do perfekcjonizmu.

1. PROKASTYNACJA

Wykonanie zadania możesz odwlekać z wielu różnych powodów takich jak strach, dążenie do perfekcjonizmu, zmęczenie, brak motywacji, brak wiedzy gdzie zacząć, czy z powodu zbyt skomplikowanego i trudnego zadania. Możesz także prokastynować z powodu zbyt prostego zadania i zbyt dużego czasu wyznaczonego na jego wykonanie. To przed tym ostatnim powodem prokastynacji ostrzega Parkinson. W tym czasie, zamiast wykonać zadanie i mieć je z głowy zajmujesz się sprawami, które nie mają żadnego związku z tym, co powinieneś robić. Poświęcasz się „wypełniaczom czasu” takim jak przeglądanie portali społecznościowych / plotkarskich / „informacyjnych”, oglądanie telewizji, objadanie się, czy plotkowanie.

W takim przypadku na początek powinieneś zadać sobie pytanie: Czy to, co robię, przybliża mnie do osiągnięcia celu / wykonania zadania? Jeżeli odpowiedź na to pytanie jest „nie”, to musisz natychmiast przerwać to co robisz i zabrać się za wykonanie zadania. Gdy je skończysz, możesz w nagrodę zajrzeć na Facebooka, przeczytać coś w Internecie, obejrzeć jakiś film, czy zjeść coś dobrego. Niech to, co wcześniej było „wypełniaczem czasu” niech teraz stanie się nagrodą. Przy czym pamiętaj o zachowaniu rozsądku, jeżeli zadanie zajęło Ci 15 minut, to w nagrodę nie buszuj w Internecie przez godzinę czy dwie, ale raczej przez 10 minut.

2. PRZERYWANIE ZADAŃ SPRAWAMI NIEISTOTNYMI I BŁAHYMI

Najprościej będzie, gdy wyznaczysz sobie określony czas na realizację danego zadania na przykład 60 minut. Na ten czas odłącz Internet, wycisz telefon, poproś innych, żeby Ci nie przeszkadzali, a dla pozostałych postaw na swoim biurku kartkę nie przeszkadzać do „…” (w tym miejscu wpisz godzinę, o której upłynie 60 minut). Nastaw budzik na 10 – 15 minut przed upływem terminu i drugie, który zadzwoni, gdy wyznaczony termin upłynie. Możliwe, że bardzo się zdziwisz, jak wiele można zrobić w ciągu tych ostatnich minut przed upływem deadlinu. W tym czasie nie zajmuj się niczym innym. Sprawami, które w tym czasie do Ciebie wpłyną, zajmiesz się, gdy upłynie wyznaczony czas.

3. PRZESADNE DĄŻENIE DO PERFEKCJONIZMU

Zrezygnuj z przesadnego dopieszczania każdego zadania i projektu. Zazwyczaj takie zmiany nie wiele wnoszą, a zajmują mnóstwo czasu. W tym przypadku warto skorzystać z zasady Pareta.

Zanim przejdziesz do eliminacji powyższych rozpraszaczy, dobrze będzie jeżeli zajmiesz się kwestią ustalania terminów zakończenia konkretnych zadań. To moment, w którym powinieneś intensywnie zastanowić się czy, czas, jaki wyznaczyłeś sobie, na wykonanie zadania jest optymalny, racjonalny i uzasadniony, czy też nie. Zazwyczaj jest tak, że intuicyjnie wiesz jak długo, powinieneś wykonywać proste zadania. Sprawa bardziej komplikuje się, gdy będziesz miał do wykonania duży projekt. Wtedy warto skorzystać z zasady salami i podzielić go na mniejsze części. Potem oszacuj czas wykonania każdej z tych części i zsumuj go, aby określić całkowity czas niezbędny na realizację całego projektu.

Gdy masz już określone ramy czasowe, to teraz możesz wyznaczony czas skrócić, na przykład na początek o 5 – 10%. Gdy zmieścisz się w wyznaczonych ramach to super. Jeżeli je przekroczysz, to nie martw się i tak prawdopodobnie wykonałeś to zadanie szybciej niż byś to zrobił nie wyznaczając żadnego terminu. Jeżeli jakąś czynność wykonujesz regularnie, warto abyś zastanowił się jak ją usprawnić, aby jej wykonanie zajmowało mniej czasu.

Jeszcze jedna rada na koniec. Wyznaczone ramy czasowe traktuj poważnie, ponieważ tylko w takiej sytuacji będą działać motywująco, a Tobie uda się wykonać zadanie w wyznaczonym czasie.

Share on facebook
Udostępnij na Facebooku
Share on twitter
Udostępnij na Twitterze
Share on linkedin
Udostępnij na Linkdin
Share on pinterest
Udostępnij na Pinterest

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ:

ustalanie priorytetów

Metoda ABCD

Chyba prościej się już nie da ustalać priorytetów 🙂 Zresztą całkiem zabawne jest to, że opisywałem już na łamach blogu metodę ABC i metodę ABCDE,

najważniejsze zadanie dnia

Najważniejsze Zadanie Dnia

Jakiś czas temu podważyłem koncepcję realizowania w pierwszej kolejności dużych / ważnych / trudnych / nieprzyjemnych zadań (niepotrzebne skreślić). Napisałem wtedy, że warto się przed

ZAPISZ SIĘ DO NEWSLETTERA I NIE PRZEGAP ŻADNEGO ARTYKUŁU.

Dbam o swoich stałych czytelników i zawsze jako pierwsi otrzymują informacje o tym co dzieje się na blogu. Oprócz tego subskrybenci otrzymują porady i triki, a także biorą udział we wszystkich bezpłatnych wydarzeniach, które organizuję.

Dodatkowo na dobry początek znajomości dorzucam bezpłatnego e-booka:

“9 sposobów na więcej czasu.”

Zostań subskrybentem bloga i otrzymaj dostęp do tego wszystkiego, do czego inni nie mają dostępu. Jedyne co trzeba zrobić, to kliknąć ten mały czerwony przycisk.

© 2016-2019 – jakosiagaccele.com – Piotr Szostak – Wszelkie prawa zastrzeżone

Zebrałem w nim dziewięć prostych sposobów na to, by mieć więcej czasu i mniej stresów. Dowiesz się z niego między innymi, dlaczego warto mieć porządek, jak sen wpływa na naszą efektywność i dlaczego warto zrezygnować z multitaskingu.