Pierwsze miejsce w konkursie BLOGS from the HEART! 2020 w kategorii Pasja i Praca.

Jak radzić sobie z dużymi celami i projektami?

realizacja celu
Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on pinterest
Pinterest

Czasami musimy zmierzyć się z dużymi celami lub projektami. Niektórych z nas mogą one przerażać, innych paraliżować, ale jest sposób na poradzenie sobie z nimi.

Najpierw trzeba się dobrze przygotować się do ich realizacji. Zamiast próbować iść na żywioł, lepiej podejść do tego systematycznie, na początek przygotowując odpowiedni plan, który nam pomoże w poradzeniu sobie z takimi celami, czy projektami. Taki plan powinien składać się z trzech elementów:

  • zadań do wykonania,
  • czasu potrzebnego na ich wykonanie,
  • zasobów niezbędnych do ich wykonania.

ZADANIA DO WYKONANIA

Pierwsze co będzie Ci potrzebne do rozprawienia się z dużym celem lub projektem, to będzie lista zadań do wykonania. Zamiast od razu rozpisywać wszystko z najdrobniejszymi szczegółami, wypisz najważniejsze etapy. Gdy będziesz je miał, rozpisz każdy z nich na mniejsze części (podetapy). Następnie te podetapy podziel na zadania. A te ostatnie na czynności.

plan realizacji celuW zależności od tego, jak bardzo jest skomplikowany projekt lub cel, może się okazać, że będziesz schodził tylko do poziomu pierwszego, albo drugiego, czasami trzeciego. Nie zawsze będzie konieczność rozpisywania projektów na cztery poziomy.

PRZYKŁAD

Przyjrzyjmy się temu na przykładzie moich ulubionych projektów, czyli podróży. Całość działań związanych z wyjazdami dzielę na cztery etapy:

  • planowanie wyjazdu – to najdłuższy etap, kiedy to gromadzę masę informacji na temat miejsca, do którego się wybieram. To na tym etapie dokonujemy wyboru tego, co chcemy zobaczyć i co chcemy robić na wakacjach, gdzie będziemy spali, ile mniej więcej będzie nas to kosztowało i czy są jakieś specjalne wymagania, które trzeba spełnić przed wyjazdem (np. wizy, szczepienia itp.),
  • pakowanie – to dość krótki etap zaczynający się zazwyczaj około 3 tygodni przed wyjazdem i kończący się w dniu wyjazdu,
  • podróż – to etap właściwy, który trwa zazwyczaj od 7 do 16 dni,
  • ogarnianie po powrocie – to najkrótszy etap, który trwa 1 – 2 dni.

etapy wakacji

W ramach każdego z tych etapów mogę wyszczególnić podetapy. W zależności, który to będzie etap, tych podetapów może być więcej lub mniej.

plan wakacyjny

Do tego im bardziej skomplikowany dany etap, tym więcej powinno być poziomów. Tak będzie w przypadku etapu „podróż”, który jest opisany dokładniej niż pozostałe etapy, tak aby nic nam nie umknęło. Zwłaszcza że jesteśmy zwiedzaczami i nasz grafik jest napięty, nie tak jak japońskiej wycieczki, ale jednak chcemy zobaczyć całkiem sporo miejsc i zrobić całkiem dużo fajnych rzeczy.

szczegółowy plan wakacjiCZAS POTRZEBNY NA WYKONANIE ZADAŃ

Część czasu będziemy dodawać już w trakcie tworzenia planu zadań. Co wynika z tego, że zawsze są pewne daty krańcowe. W przykładzie z podróżą wakacyjną będzie to termin rozpoczęcia urlopu i jego zakończenia, które będą znane od początku, ale czas potrzebny na wykonanie innych etapów, podetapów, zadań czy czynności może nie być znany na starcie i trzeba go będzie określić w tym kroku.

Po tym, jak zaplanujesz już wszystkie lub większość zadań zastanów się ile czasu zajmie Ci wykonanie każdego z nich. Może Ci w tym pomóc reguła 60/40 zwłaszcza wtedy, gdy będziesz miał wątpliwości, ile czasu powinieneś zaplanować na każde zadanie.

ZASOBY NIEZBĘDNE DO REALIZACJI CELU

To przedostatni etap tworzenia kompleksowego planu realizacji dużych celów i projektów. Do zasobów zazwyczaj będziemy zaliczać:

  • zasoby materialne – jeżeli pozostaniemy, przy przykładzie z podrożą to mogą to być torby, plecaki, odzież, jedzenie, samochód, aparat fotograficzny i tak dalej,
  • zasoby niematerialne – czyli wiedza. W przypadku wyjazdu może to być znajomość języka obcego,
  • pieniądze – wypisałem je oddzielnie, ponieważ są niezbędne i często ich posiadanie decyduje o tym, jakie będziemy posiadać zasoby materialne i niematerialne.

Najlepiej zacząć przygotowywanie listy zasobów niezbędnych do realizacji projektu od najniższych poziomów, czyli poziomu czynności i podążać w górę sumując niezbędne zasoby z każdego poziomu.

KONTROLA I KOREKTA

Po tak przygotowanym planie robimy dwa – trzy dni przerwy, aby nabrać dystansu. Po tym czasie przeglądamy go jeszcze raz i sprawdzamy, czy nie wkradły się do niego jakieś błędy, czy pomyłki. Gdy wszystko jest już sprawdzone, przechodzimy do ostatniego kroku.

WDROŻENIE W ŻYCIE

Teraz pozostaje już tylko wykonanie planu. Robimy to w ten sposób, że realizujemy po kolei etapy, zaczynając od najniższych poziomów. Czyli jeżeli w pierwszym etapie mamy trzy podetapy, a w pierwszym podetapie 5 zadań, a w pierwszym zadaniu 4 czynności, to zaczynamy od tej pierwszej czynności. Potem robimy kolejną i następną. W ten sposób po kawałku zjemy całe salami.

Zdjęcie wykorzystane w artykule zostało wykonane przez Danting Zhu i pobrane z Unsplash.
Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on pinterest
Pinterest

BEZPŁATNY EBOOK

JAK ZACZĄĆ
I NIE PRZESTAĆ?

Chcesz otrzymać darmowego ebooka Jak zacząć i nie przestać? z 15 poradami, które pomogą Ci osiągnąć cele i zbudować nawyki? Wystarczy, że dołączysz do kilkuset zadowolonych subskrybentów newslettera, a otrzymasz go za darmo!

MASZ PYTANIE?

NAPISZ

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ:

metoda 4d

Metoda 4D

Borykasz się z dużą liczbą e-maili, ktoś coś ciągle od Ciebie chce? Jest proste rozwiązanie pomagające poradzić sobie z nadmiarem zadań i wiadomości.

© 2016-2020 – jakosiagaccele.com – Piotr Szostak – Wszelkie prawa zastrzeżone

Chcesz otrzymać darmowego ebooka Jak zacząć i nie przestać? z 15 poradami, które pomogą Ci osiągnąć cele i zbudować nawyki? Dołącz do kilkuset subskrybentów mojego newslettera, a otrzymasz go za darmo! Oprócz tego, w newsletterze, będziesz otrzymywał między innymi informację o nowych artykułach, produktach i usługach.