Prawo Parkinsona

„Im więcej czasu mamy na wykonanie jakiejś pracy, tym więcej czasu nam ona zabiera.” Czyli wpis o tym jaka nauka płynie dla nas z tego prostego, acz bardzo rewolucyjnego odkrycia dokonanego przez Pana Cyrila Northcote Parkinsona?

Cyryl Northcote Parkinson twórca powyższego prawa był brytyjskim historykiem, pisarzem, doradcą konserwatywnych rządów Wielkiej Brytanii i ekspertem w dziedzinie spraw administracji publicznej. Napisał około sześćdziesięciu książek, w tym Prawo Parkinsona. Książkę traktującą o rozroście biurokracji i rządzących nią prawach, w tym o omawianym Prawie Parkinsona. Na marginesie dodam, że książkę czyta się bardzo dobrze, prawie, że jednym tchem. Zadziwiające jest w niej również to jak bardzo ważne i trudne kwestie Pan Parkinson poruszał w sposób bardzo prosty i zrozumiały, ale jednocześnie nie oszczędzający biurokratycznych instytucji.

Czym jest praca?

Wydawałoby się, że odpowiedź jest oczywista, ale tak jest tylko z pozoru. Zanim odpowiem na to pytanie przypomnę jeszcze raz prawo Parkinsona:

„Im więcej czasu mamy na wykonanie jakiejś pracy, tym więcej czasu nam ona zabiera.”

Zatem praca w swej naturze jest bardziej podobna do gazów niż do ciał stałych. Dlaczego tak jest? Ponieważ praca podobnie jak gazy ma tendencję do wypełniania całej dostępnej przestrzeni. Jeżeli do jakiegoś pojemnika wpuścimy gaz, to wypełni on go równomiernie. Podobnie jest z pracą, jeżeli pojemnik zastąpisz godziną, a zamiast gazu będziesz miał zadanie do wykonania, to z dużym prawdopodobieństwem jego wykonanie zajmie Ci godzinę, czyli wypełni całą dostępną przestrzeń. Gdybyś na to zadanie przeznaczył dwie godziny, to zajęłoby Ci ono dokładnie tyle czasu ile zaplanowałeś.

Drugą właściwością gazów jest możliwość łatwego zmieniania kształtu i dostosowywania się do przestrzeni, w której się znajduje. Zatem tę samą ilość gazu można zmieścić na przykład w mniejszym pojemniku, podobnie jest z pracą. Jest tylko jedno ale. Zbyt mocne ściśnięcie gazu może doprowadzić do eksplozji i podobnie jest z pracą. Tyle, że nie nastąpi jej eksplozja. Narzucanie sobie zbyt krótkich terminów na pewno się zemści, chociażby poprzez spadek jakości pracy, popełnianie większej ilości błędów, zmęczenie, czy wypalenie. Dlatego warto skracać czas potrzebny na wykonanie pracy w sposób mądry, czyli poprzez eliminowanie wszelkiej maści rozpraszaczy, takich jak:

  1. Prokastynacja – czyli odkładanie zadań na później.
  2. Przerywanie zadania sprawami nieistotnymi i błahymi.
  3. Przesadne dążenie do perfekcjonizmu.

1. Prokastynacja

Wykonanie zadania możesz odwlekać z wielu różnych powodów takich jak strach, dążenie do perfekcjonizmu, zmęczenie, brak motywacji, brak wiedzy gdzie zacząć, czy z powodu zbyt skomplikowanego i trudnego zadania. Możesz także prokastynować z powodu zbyt prostego zadania i zbyt dużego czasu wyznaczonego na jego wykonanie. To przed tym ostatnim powodem prokastynacji ostrzega Parkinson. W tym czasie zamiast wykonać zadanie i mieć je z głowy zajmujesz się sprawami, które nie mają żadnego związku z tym, co powinieneś robić. Poświęcasz się „wypełniaczom czasu” takim jak przeglądanie portali społecznościowych / plotkarskich / „informacyjnych”, oglądanie telewizji, objadanie się, czy plotkowanie.

W takim przypadku na początek powinieneś zadać sobie pytanie: Czy to co robię przybliża mnie do osiągnięcia celu / wykonania zadania? Jeżeli odpowiedź na to pytanie jest „nie” to musisz natychmiast przerwać to co robisz i zabrać się za wykonanie zadania. Gdy je skończysz możesz w nagrodę zajrzeć na Facebooka, przeczytać coś w Internecie, obejrzeć jakiś film, czy zjeść coś dobrego. Niech to co wcześniej było „wypełniaczem czasu” niech teraz stanie się nagrodą. Przy czym pamiętaj o zachowaniu rozsądku, jeżeli zadanie zajęło Ci 15 minut, to w nagrodę nie buszuj w Internecie przez godzinę czy dwie, ale raczej przez 10 minut.

2. Przerywanie zadania sprawami nieistotnymi i błahymi

Najprościej będzie, gdy wyznaczysz sobie określony czas na realizację danego zadania na przykład 60 minut. Na ten czas odłącz Internet, wycisz telefon, poproś innych żeby Ci nie przeszkadzali, a dla pozostałych postaw na swoim biurku kartkę nie przeszkadzać do „…” (w tym miejscu wpisz godzinę, o której upłynie 60 minut). Nastaw budzik na 10 – 15 minut przed upływem terminu i drugie, który zadzwoni gdy wyznaczony termin upłynie. Możliwe, że bardzo się zdziwisz jak wiele można zrobić w ciągu tych ostatnich minut przed upływem deadlinu. W tym czasie nie zajmuj się niczym innym. Sprawami, które w tym czasie do Ciebie wpłyną zajmiesz się, gdy upłynie wyznaczony czas.

3. Przesadne dążenie do perfekcjonizmu

Zrezygnuj z przesadnego dopieszczania każdego zadania i projektu. Zazwyczaj takie zmiany nie wiele wnoszą, a zajmują mnóstwo czasu. W tym przypadku warto skorzystać z zasady Pareta.

Zanim przejdziesz do eliminacji powyższych rozpraszaczy dobrze będzie jeżeli zajmiesz się kwestią ustalania terminów zakończenia konkretnych zadań. To moment, w którym powinieneś intensywnie zastanowić się czy czas, jaki wyznaczyłeś sobie na wykonanie zadania jest optymalny, racjonalny i uzasadniony, czy też nie. Zazwyczaj jest tak, że intuicyjnie wiesz jak długo powinieneś wykonywać proste zadania. Sprawa bardziej komplikuje się, gdy będziesz miał do wykonania duży projekt. Wtedy warto skorzystać z zasady salami i podzielić go na mniejsze części. Potem oszacuj czas wykonania każdej z tych części i zsumuj go aby określić całkowity czas niezbędny na realizację całego projektu.

Gdy masz już określone ramy czasowe to teraz możesz wyznaczony czas skrócić, na przykład na początek o 5 – 10%. Gdy zmieścisz się w wyznaczonych ramach to super. Jeżeli je przekroczysz to nie martw się i tak prawdopodobnie wykonałeś to zadanie szybciej niż byś to zrobił nie wyznaczając żadnego terminu. Jeżeli jakąś czynność wykonujesz regularnie, warto abyś zastanowił się jak ją usprawnić aby jej wykonanie zajmowało mniej czasu.

Jeszcze jedna rada na koniec. Wyznaczone ramy czasowe traktuj poważnie, ponieważ tylko w takiej sytuacji będą działać motywacyjnie, a Tobie uda się wykonać zadanie w wyznaczonym czasie.

Nawigacja
Inline
Inline