Lista zadań, czyli jak w prosty sposób uporządkować plany

Jedną z najprostszych i najłatwiejszych do wdrożenia metod planowania jest lista zadań.

Jak wygląda i działa lista zadań?

Lista zadań to najczęściej kartka papieru (chociaż możemy do jej sporządzania wykorzystywać programy komputerowe lub specjalne aplikacje) z wypisanymi wszystkimi zadaniami do wykonania. Jedna duża lista rzeczy do wykonania może być bardzo uciążliwa do stosowania, mało przejrzysta i przytłaczająca. Dlatego, warto abyś listę zadań prowadził się w ujęciu dziennym – tak jak na obrazku poniżej.

prosta lista zadańNa listę wpisujesz wszystkie zadania do zrobienia danego dnia. Potem w miarę realizacji poszczególnych punktów wykreślasz je lub odhaczasz. To czego nie zdążysz zrobić przepisujesz na listę rzeczy do zrobienia jutro.

Lista zadań w ujęciu tygodniowym

Warto abyś planując listę zadań, zrobił to od razu na cały tydzień. Taką listę stosujemy z żoną do zapisywania wszystkich rzeczy, które mamy do zrobienia w danym tygodniu. Zazwyczaj w niedzielę wieczorem moja żona siada i planuje (przy moim wsparciu) co trzeba w najbliższym tygodniu zrobić w domu, gdzie pojechać i co załatwić. Lista leży w kuchni i każdy kto do niej wchodzi widzi co jest jeszcze do zrobienia. Dzięki temu możemy bez zbędnego zastanawiania się, pytania i domyślania robić kolejne zadania, które nie zostały jeszcze wykreślone.

My robimy swoje listy na zadrukowanych lub zarysowanych z jednej strony kartkach. Jeżeli nie masz dostępu do takich kartek to nic nie stoi na przeszkodzie, żebyś wydrukował gotową tygodniową listę.

lista zadań na cały tydzień

Zalety listy zadań

Do zalet listy zadań z pewnością należy łatwość i szybkość wykonania. Dodatkowo, jeżeli zapisujesz wszystkie zadania do wykonania to masz pewność, że nic nie umknie Twojej uwadze.

Wady listy zadań

Lista zadań jest bardzo fajnym narzędziem jednak musisz wiedzieć, że ma pewne ograniczenia. Każda czynność na liście wygląda tak jakby była tak samo ważna jak pozostałe. W mojej przykładowej liście, która była na początku wpisu nic nie wskazuje na to, że wizyta w bibliotece jest ważna.

Drugim mankamentem jest brak informacji o czasie jaki zajmuje wykonanie danej czynności. Wizyta w bibliotece i znalezienie odpowiednich książek do napisania artykułu zajmie mi trzy godzin. Możliwe zatem, że nie uda mi się skosić trawnika i posprzątać mieszkania oraz zrobić kilku innych rzeczy, które znajdują się na liście.

Trzecim najczęściej spotykanym błędem jest przekonanie, że jeżeli zrobiłem dwadzieścia zadań z listy, a jedno pozostało nie wykonane, to zrobiłem kawał dobrej roboty. W moim przykładzie gdyby jedynym zadaniem, którego nie zrobiłem było pójście do biblioteki to oznaczałoby, że nie wykonałem rzeczy, która pomoże mi się rozwinąć. Możliwe, że nie będę miał co opublikować na blogu. I to wszystko tylko dlatego, że bardzo fajnie wykreślało mi się z listy te zadania, które są łatwe i przyjemne.

Ostatnim błędem jest zapełnianie listy zadaniami, których czas wykonania jest dłuższy od doby.

Jak zapanować nad listą zadań i wyeliminować jej słabości?

  1. Kolorowe zakreślacze – aby uniknąć sytuacji, w której pominiesz ważne zadanie, możesz zastosować kolorowe zakreślacze i zaznaczyć nimi te rzeczy, które musisz wykonać nawet kosztem innych zadań.
  2. Zapisuj czas potrzebny na wykonanie każdego zadania – warto też abyś obok każdego zadania wypisał czas jaki jest potrzebny na jego wykonanie. Pamiętaj przy tym, że efektywnie zaplanować można jedynie 60% czasu. Pozostały czas przeznaczony jest na wydarzenia nieprzewidziane. To pomoże Ci zaplanować w sposób optymalny cały dzień i uniknąć sytuacji, w której czas potrzebny na wykonanie wszystkich czynności będzie dłuższy od doby 🙂
  3. Jeżeli to możliwe to najpierw rób rzeczy najważniejsze.

lista zadań rozbudowanaPo zastosowaniu powyższych trzech rad moja lista zadań na sobotę wygląda o bardziej przejrzyście. Kolorem żółtym zaznaczyłem najważniejsze zadanie tego dnia, na kolor zielony zaznaczyłem trzy zadania, które są również dla mnie ważne. Obok każdego zadania pojawił się również orientacyjny czas wykonania. W moim przykładzie wszystkie zadania zajmują 13 godzin i 25 minut. Od pobudki do pójścia spać dysponuję 16 godzinami na osobę, a że jest nas dwoje to wraz z żoną mamy do dyspozycji 32 godziny. Zaplanowaliśmy zatem około 42% czasu. To się nazywa efekt synergii 🙂

A czy Ty robisz listy zadań?

  • Piotr Szostak

    To tak jak dla mnie. Z żoną zaginęlibyśmy bez list zadań i to nie tylko w domu ale i w
    pracy.

  • Dla mnie lista zadań to podstawa codziennego funkcjonowania.

Nawigacja
Inline
Inline