Inbox Zero, czyli porządek w skrzynce pocztowej

Ile emaili dostajesz codziennie na skrzynkę pocztową? Ile z nich pozostaje w głównym oknie programu pocztowego na zawsze?

Jeżeli musisz przewijać główny ekran w poszukiwaniu interesujących Cię wiadomości lub masz uczucie, że zapomniałeś o jakiejś ważnej wiadomości i teraz nie możesz jej znaleźć to Inbox Zero został stworzony  dla Ciebie.

Inbox Zero to idea, którą powołał do życia Merlin Manna (amerykański publicysta i bloger). Poniżej możesz obejrzeć cały film z prezentacji na temat Inbox Zero przeprowadzonej w 2007 roku w Google Tech Talk:

YouTube Preview Image

Merlin Mann zwraca uwagę, że nie chodzi o to by ciągle dążyć do tego, aby nasza skrzynka pocztowa była pusta, ale aby nasz umysł pozostawał poza skrzynką pocztową i nie skupiał całej swojej uwagi na wiadomościach, które do niej wpływają. Dlatego daje on dwie rady dotyczące sposobu korzystania z poczty elektronicznej:

  • nigdy nie zostawiaj włączonego programu pocztowego (jeżeli masz z tym problem to na początek wyłącz powiadomienia o nadchodzących emailach),
  • sprawdzaj pocztę tylko o określonych porach dnia, lub w określonych odstępach czasu – im rzadziej tym lepiej.

Dodatkowo proponuje listę pięciu działań, które możemy podjąć w odniesieniu do każdej z otrzymanych wiadomości:

1. Usuń.

2. Oddeleguj.

3. Wykonaj.

4. Odłóż na później.

5. Zarchiwizuj.

 

Katalogowanie, czyli tworzenie archiwum

Zanim rozpoczniesz stosowanie Inbox Zero warto abyś stworzył najpierw w skrzynce pocztowej katalogi, które ułatwią Ci potem bieżące stosowanie tej metody. Każdy z nas mniej więcej wie co robi i jakie podejmuje zazwyczaj działania lub z kim najczęściej się kontaktuje. Jeżeli nie to wystarczy chwilę się zastanowić. Na początku wystarczy bardzo prosty zestaw katalogów, który później w miarę potrzeb będzie można rozbudowywać. Na początku możesz stworzyć tylko trzy katalogi:

  • Centrala
  • Oddziały
  • Zewnętrzne

Z czasem w każdym z tych katalogów możesz dodatkowo utworzyć podkatalogi, na przykład w Oddziałach naturalne byłoby stworzenie takiego układu:

  • Oddział W,
  • Oddział X,
  • Oddział Y,
  • Oddział Z.

Natomiast w katalogu Centrala mógł byś dokonać podziału na poszczególne zespoły i samodzielne stanowiska. Jeżeli taki układ Ci nie odpowiada możesz zastosować układ oparty na podejmowanych czynnościach.

Usuń

Pierwszym krokiem jaki podejmujesz jest oczywisty – kasuj wszystkie wiadomości, które nie wnoszą niczego do Twojej pracy i życia. Na pierwszy ogień idą reklamy, spam i inne informacje, które po przeczytaniu można skasować.

Prostym trikiem zmniejszającym liczbę niechcianej poczty jest wypisanie się z newsletterów, z których już nie korzystasz i cofnięcie ze sklepów, w których robiłeś kiedyś zakupy, zgód na przesyłanie ofert handlowych. Jeżeli nadal będziesz dostawał niechciane informacje zawsze możesz je oznaczyć jako spam i będą od razu trafiać do kosza.

Oddeleguj

Niekiedy zdarza się (czasami może być tak dość często – to zależy jaka kultura panuje w Twojej organizacji), że będziesz otrzymywał wiadomości z prośbą o zrobienie czegoś, czego nie powinieneś robić. Czy to z powodu braku odpowiednich kompetencji, czy też z powodu tego, że nie jesteś za dany obszar odpowiedzialny. Taką wiadomość najlepiej przesłać do odpowiedniej osoby, która będzie mogła wykonać zadanie. Email natomiast albo przenieś do odpowiedniego katalogu albo skasuj, jeżeli nie będziesz do niego wracał w przyszłości.

Wykonaj

Zadania, które zajmą Ci mniej niż 2 minuty wykonaj natychmiast, a wiadomość zarchiwizuj w odpowiednim katalogu lub usuń.

Odłóż na później

Wszystkie zadania, które wymagają dłuższego czasu pracy zaplanuj w kalendarzu lub dodaj do listy zadań od wykonania, a wiadomość zarchiwizuj, skasuj lub zostaw w głównym oknie programu pocztowego do czasu wykonania zadania. Wiem, że trzecie rozwiązanie jest odstępstwem od „ortodoksyjnej” wersji Inbox Zero jednak ja wolę widzieć wiadomości, na które jeszcze nie odpowiedziałem.

Archiwizuj

Każda wiadomość po przeczytaniu lub wykonaniu zadania powinna trafić w jedno z dwóch miejsc, albo do kosza, albo do archiwum. O tym jak tworzyć archiwum i jak ono funkcjonuje pisałem na początku wpisu.

Jak zasada Inbox Zero pomaga w realizacji celów?

Po pierwsze jej podstawowym zadaniem jest odciążenie Cię od ciągłego myślenia o poczcie – zgodnie z zamysłem Merlin Manna: „zero umysłu w poczcie”. Zatem jeżeli nie musisz ciągle myśleć o poczcie to możesz skupić się na innych ważnych dla Ciebie zagadnieniach czyli twoich celach.

Drugim zadaniem metody jest zapewnienie porządku w skrzynce pocztowej. Im większy porządek tym łatwiej będzie Ci zapanować nad napływającymi wiadomościami i wiążącymi się z nimi czynnościami do wykonania. Dodatkowo jeżeli poczta jest uporządkowana i skatalogowana łatwiej będzie Ci znaleźć ważny lub potrzeby email. Tym samy zaoszczędzisz sporo czasu i zredukujesz do minimum stres wiążący z nerwowym przeszukiwaniem setek emaili, a zaoszczędzony czas wykorzystasz na realizację celu.

Nawigacja
Inline
Inline