Audyt wykorzystania czasu

Chciałbyś mieć więcej czasu dla rodziny, na uprawianie sportu, hobby, czy dokształcanie? Ale cały czas masz wrażenie, że czas przecieka Ci przez palce. Odnosisz wrażenie, że zamiast realizować swoje cele, tracisz czas na niewłaściwe rzeczy. Najgorsze w tym wszystkim może być to, że nawet nie wiesz co tak absorbuje Twój czas. Jeżeli tak jest to mam na to rozwiązanie.

Audyt wykorzystania czasu, nazywany niekiedy w literaturze fotografią dnia. Dzięki wykonaniu audytu czasu dowiesz się co stoi Ci na przeszkodzie w realizacji Twoich planów. Aby wykonać miarodajną fotografię dnia wystarczy, że będziesz notował wszystko co robisz. Gorąco zachęcam Cię, abyś wykonał serię zdjęć, najlepiej nie mniej niż 7, optymalnie byłoby poddać analizie 14 dni.

Krok 1. Przygotuj niezbędny sprzęt

Wystarczy kartka papieru i coś do pisania. Jeżeli wolisz inne rozwiązanie to proszę bardzo skorzystaj z arkusza kalkulacyjnego, notatnika elektronicznego, czy kalendarza w telefonie. Niezależnie jednak na co się zdecydujesz ten sprzęt powinien towarzyszyć Ci cały dzień i powinieneś mieć go cały czas pod ręką. Więc wybór komputera stacjonarnego będzie raczej niezbyt trafnym pomysłem.

Krok 2. Zapisuj wszystko co robisz

Od momentu, kiedy się obudzisz zapisuj skrupulatnie wszystko, co robisz wraz z czasem, jaki poświęcasz na każdą czynność. Rób to na bieżącą i nie ulegaj pokusie uzupełnienia listy pod wieczór. Jeżeli jej ulegniesz to będzie to ze szkodą dla Ciebie. Pamięć lubi płatać figle i wieczorem nie będziesz pamiętał połowy rzeczy, które robiłeś. Zwłaszcza tych negatywnych jak buszowanie po Internecie, plotki, czy oglądanie telewizji. Dodatkowo czas, jaki im poświęciłeś ulegnie, w Twojej pamięci, wypaczeniu – zazwyczaj na korzyść dla Ciebie. Na przykład: byłeś dzisiaj na Facebooku? Tak. Ile czasu na nim spędziłeś? Góra z 10 minut. A w rzeczywistości 110 minut 😉

Krok 3. Codzienne podsumowanie

Każdego dnia przed pójściem spać zrób podsumowanie czasu, jaki poświęciłeś na czynności tego samego rodzaju. Jeżeli na przykład buszowałeś w Internecie kilka razy w ciągu dnia po paręnaście minut to zsumuj te czasy w jedną pozycję. Jeżeli wykonałeś kilkanaście telefonów to zsumuj czasy tych rozmów. Postąp tak z każdą czynnością, która znalazła się na liści.

Krok 4. Podsumowanie na koniec tygodnia

Na koniec tygodnia zrób podsumowania wyników, które uzyskałeś każdego dnia. Dobrze gdybyś oddzielnie zsumował czynności dla dni, w których pracujesz / studiujesz / uczęszczasz do szkoły, a oddzielnie dla tych, w których masz wolne (zazwyczaj sobota i niedziela).

Krok 5. Wyniki

Na podstawie zestawienia porównaj czas, jaki poświęcasz na konkretne czynności lub grupy czynności. W ten sposób od razu będziesz miał obraz tego, na co przeznaczasz swój czas. Możesz odpowiedzieć wtedy na pytanie, czy jesteś zadowolony z tego jak wykorzystujesz dostępny Ci czas, czy też nie.

Jeżeli tak, to wtedy nic nie zmieniaj. Jeżeli jednak jest inaczej to zrób coś z tym. Wyeliminuj te czynności, które odciągają Cię od tego, co ważne, lub tego, co chciałbyś robić. Jeżeli nie możesz ich wyeliminować, bo są to obowiązki zawodowe, lub domowe to postaraj się je maksymalnie uprościć. Możesz też podzielić się nimi z kimś innym. Jeżeli nie wiesz jak pozbyć się niektórych z pożeraczy czasu, to zajrzyj na listę 55 najgroźniejszych pożeraczy czasu możliwe, że tam znajdziesz rozwiązanie swoich problemów.

Zdjęcie wykorzystane we wpisie zostało wykonane przez Nathan Shively i pobrane ze strony Unsplash.

  • Piotr Szostak

    Te najprostsze zawsze sprawiają najwięcej problemów.

  • Wykonałem sobie podobny test jakieś 2 lata temu – najwięcej rozbieżności pomiędzy planem, a rzeczywistością wynikała z niedoszacowania czasu potrzebnego na wykonanie zadań, które wydawały się proste. 😉

Nawigacja
Inline
Inline