7 zasad tworzenia dobrych stopek e-mailowych

Stopka w e-mailu może wydawać się wyłącznie nieistotnym dodatkiem do treści samego e-maila. Tak jednak nie jest. Stopka decyduje o tym, w jaki sposób będzie postrzegał nas odbiorca korespondencji – czy w jego oczach będziemy profesjonalistami, czy też nasz e-mail nie będzie wzbudzał zaufania.

Nie ma uniwersalnej recepty na stworzenie idealnej stopki e-mailowej, jest jednak pewien zestaw podstawowych zasad, których przestrzeganie ułatwia budowanie dobrego wrażenia i zaufania w odbiorcach naszej korespondencji elektronicznej:

  1. Przedstaw się – osoba, która odbiera twojego e-maila powinna mieć pewność, kto do niej napisał. I nie chodzi tu tylko o podanie swojego pełnego imienia i nazwiska, ale również podstawowego zakresu danych na temat banku (nazwa, adres siedziby banku lub oddziału banku, telefon kontaktowy, faks, adres strony WWW, informację na temat KRS, numeru NIP i REGON). Poniżej cztery przykładowe stopki, która z nich będzie budowała właściwe wrażenie na odbiorcy, a która będzie sprawiała, że odbiorca e-maila będzie miał wrażenie, że osoba pisząca spieszyła się i wcale nie przywiązywała wagi do tego co pisze, jak pisze i do kogo pisze.
1 - przedstaw sie - 001
Stopka – przykład 1
Stopka - wersja 2
Stopka – przykład 2
Stopka - przykład 3
Stopka – przykład 3
Stopka - przykład 4
Stopka – przykład 4
  1. Zadbaj o formę – podając podstawowe dane na temat naszej osoby i banku, który reprezentujemy powinniśmy zadbać również o sposób prezentacji tych informacji, ich czytelność i przejrzystość. Nie należy jednak przesadzać z różnymi czcionkami, ich wielkościami i kolorem. Przykład z poprzedniego punktu w dwóch odsłonach: bez żadnego formatowania i sformatowany.
Stopka - dwa przykłady: bez formatowania i z formatowaniem.
Stopka – dwa przykłady: bez formatowania i z formatowaniem.
  1. Dodaj grafikę – warto w stopce dodać logo banku. Będzie to doskonały element przykuwający wzrok odbiorcy i budujący rozpoznawalność marki. Należy przy tym pamiętać, że nie może on zastąpić całego podpisu, ale ma stanowić jedynie jeden z jego elementów.
Stopka - dwa przykłady: po lewej stopka w formie graficznej, po prawej stopka tylko z logiem w formie graficznej.
Stopka – dwa przykłady: po lewej stopka w formie graficznej, po prawej stopka tylko z logiem w formie graficznej.

Wiele programów pocztowych (jak i użytkowników tych programów) blokuje grafikę w e-mailach, co skutkowałoby tym, że podpis w ogóle by się nie wyświetlił. Poniżej przykład co się stanie gdy użytkownik, który blokuje grafiki, otrzyma dwa powyższe e-maile:

Stopka - dwa przykłady w konfrontacji z blokadą grafiki.
Stopka – dwa przykłady w konfrontacji z blokadą grafiki.
  1. Podaj godziny dostępności – podanie dni i godzin pracy ułatwi odbiorcy wiadomości nawiązanie kontaktu telefonicznego oraz pozwoli mu określenie możliwego czasu odpowiedzi na jego zapytanie.
Stopka z godzinami pracy.
Stopka z godzinami pracy.
  1. Nie przesadzaj z dodatkowymi treściami – jak widać nasza stopka jest już dość obszerna, pomimo że zawiera tylko minimum informacji. Pomimo to istnieje pokusa, aby coś do niej jeszcze dodać. Może bank otrzymał nagrodę za jakość obsługi lub inne wyróżnienie, może prowadzi konto na Facebooku, Twetterze, Instagramie, Google+, albo bloga. To dobrze, nie należy jednak przesadzać z zamieszczaniem tych informacji w stopce. Można dodać jedną maksymalnie dwie takie informacje – większa liczba może zniechęcić odbiorcę do zapoznania się z nimi.
Stopka z jedną informacją dodatkową.
Stopka z jedną informacją dodatkową.
  1. Sprawdź jak twoja stopka będzie wyglądać w różnych programach pocztowych – to, że w naszym programie pocztowym stopka wygląda dobrze wcale nie oznacza, że w innych programach tak będzie. Warto przy okazji zwrócić uwagę na to w jaki sposób obsługiwane są polskie znaki. Niepoprawnie wyświetlane polskie znaki zepsują całkowicie efekt, jaki miała wywrzeć stopka na odbiorcy. Poniżej przykład źle wyświetlającego się e-maila.
Stopka wyświetlająca się z błędami.
Stopka wyświetlająca się z błędami.
  1. Pamiętaj o aktualizowaniu danych – nieaktualny numer telefonu, literówka w adresie strony internetowej, niezmieniony adres oddziału / siedziby banku, czy nazwy banku – to wszystko i wiele podobnych błędów w skuteczny sposób zmniejsza profesjonalizm stopki i utrudnia lub uniemożliwia kontakt z bankiem.

Możliwość komentowania została wyłączona.

Nawigacja
Inline
Inline