434 najważniejsze spotkania w roku

Jak wiesz kalendarz jest moim największym przyjacielem. Zapisuję w nim wszystko, a tak przynajmniej mi się wydawało do dnia, w którym nie przeczytałem wpisu Boba Stanke (The 434 most important meetings on my Google Calendar each year – niestety artykuł ten jest już niedostępny). Bob opisał w nim jak planuje każdego roku spotkania z samym sobą, których celem jest retrospekcja, analiza zrealizowanych zadań i zaplanowanie kolejnych działań na następny dzień, tydzień, miesiąc, kwartał i rok.

Już w trakcie czytania powyższego artykułu chwyciłem za pióro i leżącą obok kartkę, i zanotowałem: zaplanować spotkania z samym sobą. Pomimo, że co wieczór siadam z kalendarzem w ręku i podsumowuję miniony dzień, a następnie planuję kolejny, a w każdą niedzielę planuję następny tydzień, to już wtedy wiedziałem, że wydarzenia te nie są sformalizowane we właściwy sposób.

Co prawda raz na jakiś czas dokonywałem podsumowań miesięcznych, kwartalnych i rocznych. Jednak wszystkie one charakteryzowały się dużą spontanicznością i zdarzało się, że o nich zapominałem (sic!).

Ten wpis był jak kubeł zimnej wody, który ktoś wylał na moją głowę. Jeszcze tego samego dnia wieczorem, gdy moja żona i córka już spały usiadłem z kartką papieru przy stole i zacząłem się zastanawiać:

  • jak chciałbym aby odbywały się moje spotkania,
  • co miałbym na nich omawiać,
  • jak długo miałyby trwać,
  • o której godzinie powinny się zaczynać?

Na każde z tych pytań znalazłem odpowiedź, a poniżej znajdziesz podsumowanie moich rozważań nad spotkaniami z samym sobą, które zostały zainspirowane przez wpis Boba Stanke.

365 spotkań codziennych

W przeciwieństwie do Boba Stanke wolę spotkania wieczorne, zazwyczaj zaczynające się pomiędzy 22:00 a 23:15. Tak do tej pory podsumowywałem mijający dzień i planowałem kolejny. Weszło mi to w nawyk i nie chciałbym tego zmieniać. Podobnie jak nie chciałbym zmieniać tematyki tych spotkań. Zazwyczaj zaczynałem spotkanie (i nadal zamierzam) od podsumowania mijającego dnia obejmuje to weryfikację tego co zrobiłem i tego czego nie zrobiłem oraz udzielenia odpowiedzi dlaczego tak się stało. Następnie planowałem kolejny dzień w oparciu o bardziej ogólny plan tygodnia (zarówno mój jak i domowy) oraz ponownie planowałem zadania, których nie udało mi się wykonać w mijającym dniu.

To typowo operacyjny poziom planowania więc nigdy nie poruszałem na nim i nadal nie zamierzam poruszać kwestii dotyczących wyższych poziomów planowania (na przykład strategicznego). Dodatkowo, aby trzymać się w ryzach postanowiłem, że spotkanie to nie zajmie mi więcej niż 15 minut.

Zatem w tym roku odbędę jeszcze 132 takie spotkania, a w przyszłym będzie ich już 365.

52 spotkania tygodniowe

Jak do tej pory nie miałem z nimi problemu i zamierzam je kontynuować jako wartościowy element planowania i retrospekcji na poziomie taktycznym. Zazwyczaj planowałem tydzień i podsumowywałem mijający w niedzielę, niekiedy w poniedziałek rano. Jednak planowanie poniedziałkowe wiązało się z pośpiechem i brakiem właściwej dokładności. Teraz postanowiłem trzymać się niedzielnego terminu. Tak samo jak w przypadku spotkań codziennych tak i teraz cotygodniowe spotkanie będę odbywał wieczorem pomiędzy 22:00 a 23:15. Planuję też, że nie powinny one zająć mi więcej niż 30 minut.

Na spotkaniach tych po pierwsze podsumuję mijający tydzień i zweryfikuję co poszło dobrze, a co nie i dlaczego. Następnie w oparciu o szersze plany i cele zarówno osobiste jak i rodzinne zaplanuję szczegółowo nadchodzący tydzień.

Zatem w tym roku odbędę jeszcze 20 takie spotkania, a w przyszłym będzie ich już 52.

12 spotkań miesięcznych

To coś z czym miałem do tej pory problem ponieważ ograniczałem tego typu spotkania wyłącznie do podsumowania i zaplanowania kolejnego miesiąca działań na blogu. Pozostałe sfery mojego życia były pomijane.

Długo zastanawiałem się, kiedy powinny się one odbywać. Bob Stanke zazwyczaj planuje tego typu spotkanie w pierwszych pięciu dniach mijającego miesiąca. Ja jednak wolałbym, aby odbywały się one szybciej. Najlepiej w pierwszym dniu miesiąca, co najwyżej drugim. Tak aby nie stracić 1/6 miesiąca w przypadku gdybym zaplanował spotkanie na piąty dzień, czyli tak jak to mogłoby się wydarzyć gdybym przyjął praktykę Boba. Dodatkowym ograniczeniem będzie czas jaki przeznaczę na te spotkania – maksymalnie 30 – 45 minut.

Co będę omawiał na tego typu spotkaniach:

  • przegląd dokonań z mijającego miesiąca,
  • sprawdzenie czy znajduję się na kursie w realizacji swoich celów i zamiarów,
  • zaplanowanie następnego miesiąca (na dość ogólnym poziomie).

Zatem w tym roku odbędę jeszcze 4 takie spotkania, a w przyszłym będzie ich już 12.

4 spotkania kwartalne

Tego typu spotkań nie odbywałem w ogóle. Teraz zamierzam to zmienić i po zakończeniu każdego kwartału kalendarzowego spotykać się na 2 – 3 godzinne spotkanie. Odbywały się one w ciągu pierwszych 10 dni od rozpoczęcia nowego kwartału. Zatem pierwsze takie spotkanie zamierzam odbyć pomiędzy 1 a 10 października tego roku, a następne już w nowym roku.

Do celów tego spotkania należeć będzie:

  • przegląd realizowanych projektów i celów,
  • dokonanie korekt terminów i zadań w ramach poszczególnych projektów – jeżeli takie są wymagane.

Zatem w tym roku odbędę jeszcze tylko 1 takie spotkania, a w przyszłym będą ich już 4.

1 spotkanie roczne

Ostatnie ze spotkań realizowałem intuicyjnie każdego roku na początku stycznia. Było  ono jednak dość chaotyczne i nie zawsze wykorzystywałem w pełni jego możliwości. Podobnie jak Bob Stanke postanowiłem, że poświęcę na nie pięć godzin jednego dnia (wezmę wtedy urlop, tak aby mieć pewność, że ten czas będzie tylko i wyłącznie przeznaczony na planowanie).

Podczas tego spotkania podsumuję mijający rok zarówno w obszarze zawodowym jak i osobistym. Sprawdzę moje finanse, zweryfikuję postępy w realizacji celów i projektów, sprawdzę w jakim stanie są moje relacje z bliskimi mi osobami, przyjrzę się wszystkim moim rolom. Ten czas będzie również przeznaczony na planowanie kolejnych działań w nadchodzącym roku.

Zatem w tym roku nie odbędzie się już takie spotkanie, a w przyszłym będzie jedno takie spotkanie na początku stycznia.

434 najważniejsze spotkania w roku

Jak zauważył Bob Stanke, tego typu spotkania są bardzo ważne i pomagają osiągać zamierzone cele. Dlatego pomimo wrażenia, że tych spotkań jest tak wiele w rzeczywistości zajmują one mniej czasu niżby się wydawało, jakiś 0,4% całego dostępnego w ciągu roku czasu (licząc bez snu).

To mała inwestycja, która z pewnością się zwróci tysiąckrotnie podczas realizacji celów, spełniania marzeń i codziennych czynności.

Czy ty też spotykasz się sam ze sobą? Jeżeli tak daj znać w komentarzu, jeżeli nie to napisz, czy zamierzasz to zmienić.

Przypisy:

Bob Stanke, The 434 most important meetings on my Google Calendar each year

Zdjęcie wykorzystane we wpisie wykonała Margarida CSilva i pochodzi ono z serwisu Unsplash.
Nawigacja
Inline
Inline